Importancia del proceso de documentar para el fortalecimiento gremial. Acta de la Asamblea General de Ascolbi 2020

Como parte del proceso de gestión documental de Ascolbi, las actas junto con sus anexos son documentos esenciales que evidencian las acciones de la Asociación. Al respecto, un acta puede ser entendida como:

“Un documento que describe lo sucedido y acordado en las reuniones de los socios o miembros de Junta Directiva, de las Sociedades y las Entidades sin Ánimo de Lucro. Son muy importantes porque son la evidencia histórica de las decisiones tomadas por el grupo de personas, que se reúnen en cumplimiento de sus funciones”. (Cámara de Comercio de Medellín, 2016)

Por lo anterior, el acta de Asamblea General Ordinaria de Ascolbi es el principal documento a través del cual se da a conocer las principales deliberaciones y decisiones de la Asociación, tanto de sus aspectos administrativos, como de planeación y ejecución de acciones las cuales deben procurar su fortalecimiento. Esto último requiere de un ejercicio de toma de decisiones que involucra a la totalidad de sus asociados, por ello es la evidencia de la participación colectiva y democrática de lo que fue o no aprobado, de acuerdo con las funciones de la Asamblea.

Además de cumplir con lo estipulado en los Estatutos de Ascolbi, la realización del acta de Asamblea en las Entidades sin Ánimo de Lucro comprende aspectos administrativos y jurídicos, ante los entes que vigilan y controlan este tipo de asociaciones; es por ello que las entidades de registro, vigilancia y control establecen los aspectos mínimos que debe contener un acta. Por lo tanto, no es una tarea menor garantizar que este tipo de documentos cumplan con lo determinado, para responder de manera oportuna a los requerimientos que recibe Ascolbi cada año.

Sin embargo, cumplir con los aspectos mínimos para su realización no es suficiente, los asociados deben tener un ejercicio activo y crítico que exige un mínimo de participación al conocer lo consignado en el acta, cumplir con lo pactado e informar a todos los asociados sobre los avances al respecto. De este modo es posible obtener un poco más de claridad sobre nuestro alcance gremial para diferenciar por ejemplo, lo que hace Ascolbi y lo que concierne al Consejo Nacional de Bibliotecología. En otras palabras, las comunicaciones escritas deben tener la trascendencia que se requiere en el ámbito de la ciudadanía, como lo expresa Daniel Cassany:

“[…] la comunicación escrita tiene que relacionarse con el ejercicio de los derechos y deberes de la ciudadanía. Los organismos administradores, públicos o privados, pero también los autores individuales, tienen el deber de hacerse entender, mientras los administrados tienen el derecho de poder comprender lo que necesiten para desenvolverse en la sociedad moderna. Las dificultades en la comunicación crean desconfianza y atentan contra la convivencia social. La democracia se fundamenta precisamente en la facilidad de comunicación de la ciudadanía. Sólo las personas que tienen acceso a la información de la comunidad pueden participar activamente en la vida política, cívica o cultural”. (Cassany, 1996, p. 26).

En conclusión, es preciso ser conscientes de nuestros derechos y deberes como asociados, los cuales también a modo de “pequeño gobierno” corresponden ser ejercidos en la agremiación, debido a que muchos de los cambios que necesitamos dependen de nosotros mismos; por ello, asumir los mínimos como gremio nos debe convocar a aunar esfuerzos para lograr el bien común, teniendo en cuenta que Ascolbi se constituye y se debe a todos sus afiliados. Es así que la invitación es a dejar la desidia de lado y convertirnos en actores responsables de documentar la memoria gremial, a través de las actas y demás huellas institucionales, hacer la publicación y lectura de la memoria escrita de Ascolbi, así como apoyar en la realización de los compromisos pactados, lo cual garantiza el mínimo constitucional de acceso a la información, de transparencia institucional y de participación activa.

Para finalizar, compartimos el Acta de la asamblea general de afiliados de 2020 y si lo desean también pueden consultar las demás actas, planes e informes de la Junta Directiva Nacional 2018-2021.

Nancy Edelmira Castañeda Quitian
Tesorera de Ascolbi

Referencias

Cámara de Comercio de Medellín. (Productor). (2016). ¿Qué es un acta y por qué es importante? [En línea]. Recuperado a partir de https://www.youtube.com/watch?v=NWf9UA67zz8

Cassany, D. (1996). La cocina de la escritura. Barcelona, España: Editorial Anagrama.